Kapitel 4: Funktionsweise der Fraktion
Adressaten dieses Kapitels
Dieses Kapitel bezieht sich ausschließlich auf die Zusammenarbeit von mehreren Personen, die sich als Fraktion zusammengeschlossen haben. Nach der hessischen Kommunalverfassung müssen sich mindestens zwei Mandatsträger_innen zusammenschließen, um als Fraktion zu gelten. HGO und HKO überlassen es aber den Kommunen, ob sie eine höhere Zahl in ihrer Geschäftsordnung festlegen. Viele Kreise und Gemeinden haben hiervon in den letzten Jahren Gebrauch gemacht. So kann es durchaus vorkommen, dass für eine Fraktionsbildung drei oder gar vier Personen notwendig sind. Diese Erhöhung wird oftmals mit Kosteneinsparungen begründet, da für Fraktionen in der Regel mehr Mittel zur Verfügung gestellt werden müssen als für einzelne Mandatsträger_innen ohne Fraktionsstatus.
A. Organisation der Fraktionsarbeit
Warum eine organisierte Arbeit sinnvoll ist
Ziel von Kommunalpolitik sollte es sein, eine gut abgestimmte und organisierte Abeit als Fraktion zu erreichen. Dazu reicht es aber nicht aus, auf Vorhaben der anderen Mandatsträger_innen und Fraktionen zu reagieren, sondern auch die Zielvorstellungen durch Anfragen, Anträge und Initiativen kurz-, mittel- und langfristig in Angriff zu nehmen.
Anmerkung:
In den Kommunen spielen deutlich mehr Parteien oder Wählergemeinschaften eine Rolle als die Bundestagsparteien.
Durchführung von Fraktionssitzungen
Sitzungen der Fraktion dienen dazu, die anfallende Arbeit zu koordinieren und aufzuteilen. Neben der Aufteilung der sachlichen Arbeit können und sollten hier auch politische Positionierungen, Terminaufteilungen und die Klärung von Unstimmigkeiten vorgenommen werden. Fraktionssitzungen sollten regelmäßig (mindestens einmal im Monat) stattfinden. Idealerweise nehmen an diesen Sitzungen auch Vertreter_innen des Kreisverbandes teil. Die Teilnahme von Fraktionsassistent_innen und Mitgliedern im Kreisausschuss ist obligatorisch. Von jeder Sitzung sollte ein Beschlussprotokoll erstellt werden. Wie bei allen anderen Sitzungen in der Partei auch sollte hier eine Einladung mit vorgegebener Tagesordnung rechtzeitig versendet werden.
Fraktionsklausur
Im Laufe einer Wahlperiode können auch auf kommunaler Ebene Themen, Situationen und Fragen auftreten, die einen erhöhten Klärungsbedarf haben. Für die Klärung solcher Fragen und Probleme ist die Fraktionsklausur der richtige Ort. Die Fraktionsmitglieder, Mitglieder des Kreisvorstandes, Fraktionsmitarbeiter_innen und hinzugezogene externe Expert_innen können hier ohne großen Zeitdruck miteinander diskutieren und Probleme lösen. Es empfiehlt sich, frühzeitig nach Beginn einer Wahlperiode eine erste „Strategieklausur" abzuhalten. Dort sollten personelle Fragen nach Ausschussbesetzung, Fraktionsvorstand und der sogenannten „erweiterten Fraktion" geklärt werden. Auch kann es sinnvoll sein, Schwerpunkte und die Umsetzung des eigenen Wahlprogramms zu diskutieren.
Im Idealfall finden die weiteren Fraktionsklausuren einmal jährlich statt, am besten unter Hinzuziehung eine_r externen Moderator_in und Expert_in.
Aufteilung der Arbeit in den Ausschüssen und weiteren Gremien
In den ersten vier bis sechs Wochen nach der Kommunalwahl sollte feststehen, wer von den gewählten Fraktionsmitgliedern die Funktionen der oder des Fraktionsvorsitzenden und dessen Stellvertretung übernimmt und wer die Fraktion in den Ausschüssen vertritt. Gerade bei kleinen Fraktionen von zwei bis vier Personen ist es üblich, dass Mitglieder in mehreren Ausschüssen vertreten sind. Wichtig dabei ist, dass niemand ohne triftigen Grund leer ausgeht und nach Möglichkeit nach Neigung, Befähigung und Interesse eingesetzt wird.
Anmerkung:
Die gleiche Regelung gilt auch für die eventuelle Besetzung von Kommissionen, Beiräten und Aufsichtsräten. In diesen Gremien kann es sein, dass dort in der Satzung Mandatsträger_innen nicht explizit vorgeschrieben sind, somit können dafür auch andere Sachverständige vorgeschlagen werden.
Teilnahme an öffentlichen Veranstaltungen
Neben den Aktivitäten im Gremium ist es ebenso wichtig, dass die Mitglieder der Kreistagsfraktionen durch möglichst aktive Teilnahme an öffentlichen Veranstaltungen die Meinung der Partei gegenüber einer interessierten Zuhörerschaft vertreten. Darüber hinaus ist auch ein Auftreten bei Festen und Vereinsfeiern sinnvoll. Allein die bloße Präsenz kann schon zu einer positiven Reaktion führen, auch wenn man sich hier kritischen Fragen stellen muss. Wer die Fraktion z.B. auf einem Podium vertritt, sollte vorher geklärt werden.
Gespräche mit Verbandsvertretungen suchen
Es ist nicht immer sinnvoll, darauf zu warten, dass eine Interessenvertretung an die Tür klopft. Selber aktiv werden bewirkt meist mehr. So kann es allein schon dem besseren Kennenlernen und der Information über die entsprechende Thematik dienen, das Gespräch zu suchen. Neben den Sozialverbänden und Gewerkschaften kommen viele Verbände und Initiativen für solche Gespräche in Frage. Gerade neue Fraktionen und Mandatsträger_innen sollten diese Gespräche nutzen, um sich als Ansprechpartner_innen zu präsentieren.
Warum Pressearbeit?
Auch wenn die Medienvertreter über die Sitzungen des Kreistags berichten, ist das noch lange keine Garantie dafür, dass die Menschen mit den wesentlichen Informationen über die Fraktionsarbeit informiert werden. Deshalb sollte die Fraktion zu allen ihren Anträgen, Abstimmungsverhalten, Initiativen und Veranstaltungen jeweils Pressemitteilungen erstellen und sie den zuständigen Redakteur_innen, die man im Laufe der Zeit kennenlernt, entweder direkt oder der Kreisredaktion zukommen lassen. Neben diesen Veröffentlichungen kann es von Vorteil sein, Kontakte mit einzelnen Redakteur_innen zu knüpfen, um die eine oder andere Information aus der Region und von den politischen Gegnern zu erhalten. Regelmäßige Hintergrundgespräche mit Journalisten zu aktuellen Themen können ein wirksames Mittel sein, um einen gegenseitigen Informationsaustausch aufrechtzuerhalten. Unumgänglich für alle Fraktionen ist der Auf- und regelmäßige Ausbau von Presseverteilern.
Informationsweitergabe durch E-Mail, Web und Social Media
Zur Weitergabe von Veröffentlichungen reichen heutzutage die Printmedien nicht mehr aus. Neben den Tages- und Mitmachzeitungen ist eine eigene Domain mit dem dazugehörigen Internetauftritt unerlässlich. Hier hilft zum Beispiel das www.linkes-cms.de mit einer Musterwebsite. Genauso wichtig ist das Versenden von Infos (PM usw.) über den eigenen E-Mail-Verteiler oder das Herausbringen eines eigenen Newsletters. Auch die sogenannten sozialen Medien (Facebook, Twitter usw.) gewinnen immer mehr an Bedeutung und werden vor allem von jungen Menschen sowie denjenigen, die aus den unterschiedlichsten Gründen schon lange keine Tageszeitung mehr lesen, genutzt.
Einbeziehung des Kreisverbandes
In jedem Kreisverband sollten die kommunalpolitisch relevanten Themen eine zentrale Rolle spielen. Dass dies nicht überall in gleichem Maße der Fall ist, ist kein Geheimnis und verschiedenen Umständen geschuldet. So kann es sein, dass das kommunalpolitische Interesse im Kreisverband eher schwach, die Zahl der Mandatsträger_innen gering ist oder aber auch Fraktion und Kreisverband sich im Laufe der Zeit auseinanderdividiert haben. Nichtsdestotrotz sollten kommunalpolitische Themen immer in die Arbeit des Kreisverbandes einfließen. Die Fraktion hat dafür Sorge zu tragen, dass zumindest ein gewisses Maß an kommunalpolitischen Themen in die Arbeit des KV einfließt.
So ist es hilfreich, dass
- die oder der Kreisvorsitzende zu den Sitzungen eingeladen wird,
- mindestens ein- bis zweimal kommunale Themen beim KV auf der Tagesordnung stehen,
- zusammen mit dem KV mindestens eine Veranstaltung durchgeführt wird,
- ein monatlicher Newsletter erstellt wird,
- Kommunalpolitik ein fester TOP auf der Mitgliederversammlung ist.
Durchführung eigener Veranstaltungen
Die Kreistagsfraktion sollte regelmäßige Informations- und Diskussionsveranstaltungen durchführen. Es empfiehlt sich, mindestens einmal im Jahr eine solche Veranstaltung zu einem aktuellen kommunalpolitischen Thema auszurichten. Gerade Kreistagsfraktionen sollten sich bewusst darüber sein, dass sie im ganzen Kreis gewählt werden können. Daher sollten hier auch andere Orte als die üblicherweise genutzten für solche Veranstaltungen gewählt werden.
Umsetzung der politischen Ziele
Unabhängig von der „Regierungsbildung" auf Kreisebene sollten aus dem beschlossenen Kommunalwahlprogramm die wesentlichen Themen in die laufende Gremiumsarbeit einfließen. Auch wenn Programme im Regelfall nur von einer geringen Zahl von Menschen gelesen werden, gelten diese als Arbeitsgrundlage einer jeden Fraktion. Jede Fraktion sollte sich im Rahmen ihrer Leistungsfähigkeit (die in erster Linie natürlich von der Zahl der gewählten Mandatsträger_innen abhängt) die Kernthemen heraussuchen, die als roter Faden ihre Arbeit bestimmen. Dabei ist stets zu beachten, dass eine Einengung auf ein Thema genauso falsch ist wie der Versuch, im „Gießkannenverfahren" alle Themen bedienen zu wollen. Wichtig ist zudem, immer auch neue relevante Themen im Blick zu haben, die im Laufe der Wahlperiode entstehen.
B. Büroorganisation ist wichtig
Anmietung einer Geschäftsstelle
Um die Fraktionsarbeit besser handhaben zu können, gibt es neben einer persönlichen Aufwandsentschädigung vom Landkreis eine sogenannte Fraktionspauschale, die nicht nur für Verbrauchsmaterialien, sondern auch für die Miete von Büroraum verwendet werden kann (falls dieser vom Kreistag nicht kostenlos zur Verfügung gestellt wird). Zulässig ist es hierbei, diese Räumlichkeiten mit anderen Gruppierungen oder mit dem Kreisvorstand zu teilen, sofern sichergestellt ist, dass die Fraktion über einen abgeschlossenen und getrennten Raum verfügt, um Kosten zu sparen. Aus einem Topf darf dabei nicht gewirtschaftet werden, da die öffentlich bereitgestellten Finanzmittel nicht für Parteizwecke verwendet werden dürfen. Die Finanzierbarkeit muss für die Dauer der Wahlperiode gesichert sein. Vor allem kleine Fraktionen sollten sich daher sehr genau überlegen, ob sie ihre – für gewöhnlich geringen – Mittel in eine Geschäftsstelle investieren wollen.
Eigene Fraktionsadresse bekanntmachen
Damit die Fraktion auch postalisch über einen längeren Zeitraum erreicht werden kann, sollte entweder die Verwaltungsstelle des Kreistags oder die Fraktionsadresse veröffentlicht werden.
Aktenheftung sinnvoll durchführen
Innerhalb einer Legislaturperiode werden sich sehr viele Drucksachen, Einladungen und Broschüren ansammeln. Dies geschieht insbesondere dort, wo noch nicht generell auf ein elektronisches Onlinesystem umgestellt worden ist. In diesem Fall empfiehlt es sich, einen zusätzlichen Satz Unterlagen anzufordern, die den Kreistagsmitgliedern zugestellt werden. Dieser zusätzliche Satz an Unterlagen sollte in der Geschäftsstelle zentral archiviert werden. Da immer wieder auch vertrauliche Vorlagen zugestellt werden, empfiehlt es sich, mindestens einen verschließbaren Aktenschrank anzuschaffen.
Aufbewahrungspflicht besonderer Vorgänge
(§ 257 Abs. 4 HGB)
Archivierte Unterlagen sollten – sofern es sich nicht um gültige Rechtsquellen oder Fachpläne handelt – nach zwei Legislaturperioden entsorgt werden. Aus Datenschutzgründen empfiehlt es sich, alle nicht mehr benötigten oder aufbewahrungspflichtigen Dokumenten schreddern zu lassen. Sollten einzelne Drucksachen später noch einmal gebraucht werden, können diese im Kreistagsbüro erneut nachgeordert werden.
Hingegen sind Aufsichtsrats- und Abrechnungsunterlagen der Fraktion analog § 257 Abs. 4 HGB mindestens zehn Jahre aufzubewahren.
Notwendige Fachliteratur
Unabhängig von den eigenen Wünschen nach kommunalpolitischem Lesestoff sollte die Fraktion auf einige Standardwerke zugreifen können, die für die alltägliche Arbeit hilfreich sind. Zu diesen gehören:
- Textfassung der HGO (Landeszentrale für politische Bildung)
- Kommentierung von HGO, HKO, KWG usw. (Kommunalverlag)
- ausgewählte Landesgesetze (Nomosverlag)
- Hauptsatzung des Landkreises
- Sammlung der gültigen Satzungen des Landkreises
- Crashkurs Kommune der Rosa-Luxemburg-Stiftung
C. Finanzierung der Kreistagsarbeit (§ 26a Abs. 4 HKO)
Bereitstellen von Sachmitteln
(Urteil des BVerwG von 2012)
Nach der Rechtsprechung sind neben den Fraktionen in den kommunalen Selbstbestimmungsgremien auch losen Zusammenschlüssen sowie einzelnen Mandatsträger_innen angemessene Haushaltsmittel zur Erledigung ihrer Aufgaben bereitzustellen. Bei dieser Zuteilung kann das Gremium sich u.a. an der Anzahl der Mitglieder orientieren. Hierbei ist die Höhe der Zuteilung von Kommune zu Kommune sowie von Landkreis zu Landkreis verschieden und wird beispielsweise in der Hauptsatzung oder einem anderen Papier geregelt.
Verwendungsnachweis der Sachmittel
Über die Verwendung der gewährten Fraktionsfördermittel ist gegenüber dem Kreistagsbüro ein Nachweis in einfacher Form zu führen, in dem die wesentlichen Ausgabearten summarisch dargestellt werden und dem Vorsitzenden der Fraktion mit der Unterschrift versichert wird, dass die Zuwendungen bestimmungsgemäß für Geschäftsbedürfnisse der Fraktionen verwandt worden sind. Eine Richtlinie hierfür bildet die vom Landesrechnungshof herausgegebene Auflistung über bestimmungsgemäße Ausgaben. Obwohl sie für die meisten Ausgaben unstrittig zutreffend ist, hat diese Richtlinie für die Bewertung vor Ort keine bindende Wirkung. Es sollte daher bei Unklarheit darüber, ob eine Ausgabe bestimmungsgemäß ist, immer Rücksprache mit dem Kreistagsbüro gehalten werden. Der Nachweis ist in den meisten Kreistagen innerhalb der ersten vier bis fünf Monate des Folgejahres zu erbringen. Mittel, die für Parteiarbeit oder zur Deckung persönlicher Aufwendungen einzelner Kreistagsabgeordneter verwendet worden sind, werden vom Landkreis in den meisten Fällen zurückgefordert und können zudem zu einem negativen Bild der Fraktion führen.
D. Fraktionsassistent_in
Notwendigkeit
Ein_e Fraktionsassistent_in kann für jede Fraktion eine wertvolle Unterstützung sein. Gerade die büroorganisatorischen Aufgaben können für Mandatsträger_innen äußerst frustrierend und zeitraubend sein. Egal, ob es sich um das Recherchieren von Informationen, die Organisation des Terminkalenders oder auch nur das Abheften von Unterlagen geht – alles kostet Zeit, die für die eigentlich politische Arbeit dann nicht mehr zur Verfügung steht.
Kosten der Anstellung berücksichtigen
Die Einstellung eine_r Assistent_in sollte dennoch sehr genau durchdacht werden. Die Mittel hierfür müssen für die gesamte Wahlperiode zur Verfügung stehen. Nichts wäre schlimmer, als ein_e Mitarbeiter_in während der Wahlperiode entlassen zu müssen, nur weil man nicht mehr zahlen kann. Wer eine_n Arbeitnehmer_in einstellt, sollte sich also bei der Berechnung des Lohnes über die Höhe der Ausgaben (Arbeitslosen-, Kranken- und Rentenversicherung) gründlich informieren – eine Fehlkalkulation kann für die Fraktionsmitglieder teuer werden.
Arbeitsvertrag dient beiden Seiten
Haben die Fraktionsmitglieder sich auf eine Person als Fraktionsassistent_in verständigt, der ein Festgehalt oder eine Aufwandsentschädigung gezahlt werden soll, ist es unabdingbar, neben einem Fraktionsbeschluss auch einen gesonderten Vertrag zu schließen. Im Arbeitsvertrag, der von beiden Seiten unterschrieben wird, ist Folgendes zu regeln:
Checkliste:
Inhalt eines Arbeitsvertrags
- Namen bzw. Bezeichnung beider Vertragsparteien
- Zeitraum (mit Datumsangabe), über den der Vertrag geschlossen wird (maximal bis Ende der Legislaturperiode)
- Dauer der Probezeit
- genaue Aufgabenbeschreibung des Arbeitnehmers
- Regelung über die Verschwiegenheit gegenüber Dritten (§ 24 HGO)
- Höhe und Fälligkeit der monatlichen Vergütung
- Angabe über Urlaubs- und Weihnachtsgeld
- Urlaubsanspruch (Grundlage Bundesurlaubsgesetz)
- Kündigungsregelung für beide Vertragsparteien
Muster Arbeitsvertrag:Arbeitsvertrag
Zwischen der Linken Kreistagsfraktion Pillerthal, vertreten durch die Fraktionsvorsitzende Cariera S, und Frau Johinder B, geb. am 27. Juli 1974, wird folgender Arbeitsvertrag geschlossen:
§ 1 Beginn und Tätigkeit
Johinder B wird im Zeitraum vom Montag, dem 16. Mai 2016, bis Mittwoch, den 31. März 2021, als Fraktionsassistentin angestellt. Ihre Aufgabengebiete umfassen:
- Führung des Schriftverkehrs, der Ablage sowie der Website
- Vorbereitung der Beratungen (Kreistag, Ausschüsse, z.B. durch Themenrecherche)
- organisatorische Vorbereitung der Fraktionssitzung
§ 2 Arbeitszeit und Dienstbezüge
Frau B hat eine wöchentliche Arbeitszeit von 35 Stunden. Hierfür erhält sie eine monatliche Vergütung von 1.700 Euro brutto.
§ 3 Dienstpflichten
Die Angestellte Johinder B ist verpflichtet, allen für die Tätigkeit notwendigen Anordnungen des Arbeitgebers im Rahmen des Arbeitsvertrags zu folgen.
§ 4 Urlaub
Der Angestellten stehen im Jahr 24 Kalendertage an Erholungsurlaub zu. Der Urlaub wird nach Vereinbarung vorrangig während der Schulferien und den Sitzungspausen gewährt. In begründeten Ausnahmefällen können die Wünsche der Angestellten berücksichtigt werden.
§ 5 Kündigung
In begründeten Fällen kann die Fraktion Frau B innerhalb einer vierwöchigen Kündigungsfrist auf Grundlage des § 622 BGB zum 15. eines Kalendermonats schriftlich kündigen.
§ 6 Probezeit
Es gilt eine dreimonatige Probezeit. Sie beginnt am Montag, dem 16. Mai 2016, und endet am Montag, dem 15. August 2016. Beide Vertragsparteien können in dieser Zeit das Arbeitsverhältnis ohne Begründung beenden.
§ 7 Einstellungs- und Erfüllungsort
Einstellungs- und Erfüllungsort ist die Geschäftsstelle der Kreistagsfraktion im Y-Weg 16 in A-Stadt.
Unterschrift
Fraktionsvorsitzende
